Em decorrência da aprovação do Orçamento do Estado de 2021 e com efeito a partir de 1 de janeiro de 2022, tornou-se mandatória a inclusão do QR Code em todos os documentos com relevância fiscal, como faturas, notas de crédito, recibos, entre outros.

Embora ainda recente, o QR Code trouxe, indiscutivelmente, uma mudança significativa na forma como os departamentos financeiros lidam com a informação, uma vez que a sua leitura possibilita uma recolha mais rápida e eficiente dos dados constantes nos documentos.

Juntamente com a introdução do QR Code, ficou estabelecida a necessidade de incluir um Código Único de Documento (ATCUD) em todos os documentos de relevância fiscal. Após adiamentos sucessivos, o ATCUD entrará finalmente em vigor a 1 de janeiro de 2023.

O ATCUD é um código que permite identificar de forma única um documento, independentemente do emissor, do tipo de documento e da série utilizada. Conforme definido no artigo 3º da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, é derivado da combinação do código de validação atribuído à série com o número sequencial do documento dentro dessa série.

Para obter o código de validação atribuído à série, é necessário comunicar previamente as séries de faturação à Autoridade Tributária. Cada emissor deve comunicar as séries que pretende utilizar para cada tipo de documento e método de processamento.

A Autoridade Tributária disponibiliza automaticamente o código de validação após a comunicação da série, sendo sua obrigatoriedade apenas a partir de 1 de janeiro de 2023, embora possa ser implementado antes dessa data.

A comunicação das séries pode ser feita manualmente no portal da Autoridade Tributária ou automaticamente, por meio do software de faturação utilizado pela empresa, usando um webservice, sendo esta última opção a mais recomendada devido à sua simplicidade.

Independentemente do método de comunicação, e considerando a proximidade da data de entrada em vigor desta obrigação, é crucial que as empresas garantam a obtenção oportuna dos códigos de validação para todas as séries que pretendem utilizar na emissão de documentos fiscais relevantes.

Portanto, é fundamental que os departamentos financeiros das empresas garantam internamente, em colaboração com seus parceiros de software de faturação ou prestadores de serviços responsáveis por essa faturação, que os testes necessários sejam realizados de forma atempada. Isso inclui a comunicação das séries, a obtenção do código de validação e a configuração dos layouts dos documentos, para assegurar a inclusão efetiva do ATCUD nos mesmos e, assim, cumprir plenamente os requisitos obrigatórios dos documentos fiscais relevantes.

A introdução do ATCUD e do QR Code representa uma simplificação na transmissão de documentos, ao mesmo tempo em que fortalece o controle sobre as transações realizadas pelos contribuintes. Isso permite um combate mais eficaz à economia informal e à evasão fiscal.