A gestão documental é uma parte essencial de qualquer negócio, incluindo as farmácias. No entanto, o processamento manual de documentos consome demasiado tempo e pode conduzir a erros e imprecisões. Descubra, neste artigo, como agilizar a gestão documental da sua farmácia!  

O que é a gestão documental?

A gestão documental é o ponto crítico de qualquer organização. De forma geral, quando se fala em gestão documental, fala-se no moroso e extenuante conjunto de processos relacionados com o tratamento da informação proveniente do exterior ou gerada pela própria organização. Isto pressupõe o armazenamento, a localização, a atualização e a consequente partilha de dados vitais ao normal engendramento dos fluxos de trabalho.

Tal como em qualquer organização, nas farmácias, o processamento manual de documentos e informação pode conduzir a erros, dispersões ou extravios. Afinal, quantas vezes colocou a sua paciência à prova enquanto tentava localizar um documento ou procurava entender quem teria sido a pessoa responsável pelo seu tratamento e aprovação? Pois é! A verdade é que a gestão documental pode tornar-se um processo desafiante e demorado que conduz a perdas de tempo e produtividade.

Como agilizar a gestão de documentos nas farmácias?

Mais do que nunca, é premente reduzir a circulação de papel e implementar soluções capazes de otimizar todos os processos inerentes à gestão documental. Na era da digitalização, é possível tirar partido da tecnologia para realizar o arquivo, a partilha e a gestão de documentos, de forma segura e descomplicada. Com o sistema de gestão documental certo, é possível agilizar o workflows da aprovação e incrementar os níveis de rastreabilidade, de forma a não perder o rastro à informação.

Sistema de gestão documental: como funciona?

Alicerçado na partilha centralizada de dados, um sistema de gestão de documentos atua no sentido de maximizar a gestão de tarefas e ajudar na organização e agilização dos fluxos de trabalho. Ao armazenar os dados num servidor partilhado, a gestão de documentos torna-se mais simples, já que é possível localizar, armazenar e editar a informação de forma ágil e segura.  

Desta forma, as farmácias passam a conseguir gerir receitas, assinaturas e outras informações necessárias, tudo a partir de um sistema informático seguro e fiável que lhes permite aceder a documentos digitalizados ou importados a qualquer altura, sem perder tempo ou produtividade. Mesmo após a digitalização, qualquer documento poderá ser classificado por categorias, segundo os critérios definidos pela farmácia, seja por “assunto”, “data” ou outro.

Assim, para além de levar a uma melhoria continua dos processos administrativos e burocráticos, outra vantagem deste tipo de sistemas é o backup automático de dados, facto que garante a sua preservação, em qualquer situação.

Otimize a Gestão Documental da sua Farmácia, com a Logitools!

O Sistema de Gestão Documental da Logitools permite-lhe proceder à digitalização e armazenamento de arquivos, garantindo a proteção dos dados e o acesso facilitado a documentos importantes. Desta forma, poderá livrar-se das grandes quantidades de papel que ocupam espaço e exigem demasiado tempo para organizar e manusear. Assim, poderá também reduzir a complexidade envolvida na execução manual de atividades relacionadas com a gestão documental da sua farmácia, passando a ter todos os documentos disponíveis num repositório seguro e fiável, em qualquer altura e em qualquer lugar!

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